Política de Tratamiento
y Uso de Datos Personales
Definiciones
Objeto
El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos aplicables en el manejo de la información de Datos Personales por parte de Torres Design SAS, identificada con NIT 901357315-6, localizada en Pereira, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales la presente Política, con el fin de que conozcan la finalidad del Tratamiento, los derechos, el procedimiento y los mecanismos que existen a su disposición para hacer efectivos sus derechos.
Responsables y Encargados del Tratamiento
La Empresa es la Responsable del Tratamiento de la Base de Datos Personales y la Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con los Datos Personales.
Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la Finalidad
El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, conservación, grabación, uso, circulación o supresión.
La información que recolecta La Empresa, en la prestación de sus servicios y en el desarrollo de su objeto social, es recibida y almacenada conforme a los datos proporcionados de forma libre, espontánea y expresa, por medios físicos, escritos, verbales y/o digitales. Se utiliza principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes, accionistas, contratistas y empleados de la Compañía, con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación legal, comercial, contractual o de cualquier otra índole.
Tratamientos, Finalidades y Libertad General de la Información
- Procesamiento y confirmación de los datos personales.
- Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
- Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.
- Realizar transacciones contables y administrativas derivadas del giro ordinario de los negocios.
- Efectuar reportes con autoridades administrativas de control, entidades financieras y/o compañías de seguros, bajo el principio de confidencialidad.
- Fines administrativos internos y/o comerciales: investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
- Envío y recepción de correspondencia, publicidad y/o campañas promocionales, notificaciones judiciales y/o extrajudiciales.
- Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y otras actividades delictivas.
- Manejo y revisión adecuada de datos sensibles.
- Consulta de listados oficiales de reporte de lavados de activos (OFAC, SARLAF, ONU, entre otros), bajo el principio de confidencialidad.
- Derecho al olvido: será ejecutado hasta el término del vínculo con la empresa y diez (10) años más, de acuerdo con la normatividad de recolección y resguardo de la información archivística.
- Control de la participación accionaria y publicación de los accionistas con mayor participación.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
- Cumplimiento de obligaciones legales y ejercicio de los derechos que se deriven de la condición de accionista y de miembro de Junta Directiva.
- Envío de información relativa a la Compañía, convocatorias a reuniones de Asamblea General de Accionistas y de Junta Directiva.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales y exigibilidad de los derechos derivados de la relación contractual.
- Consulta del proveedor en listas restrictivas de prevención de LAFT y antecedentes judiciales.
- Realización de los procesos contables y administrativos en que se encuentran vinculados los proveedores.
- Transmisión de información y Datos Personales en procesos de auditorías y/o requerimientos de entidades públicas.
- Recolección, almacenamiento y uso de la información personal de empleados y contratistas de los proveedores.
- Cualquier otro uso que el proveedor o acreedor autorice por escrito para el uso de su información.
- Envío de información comercial, publicitaria y de mercadeo.
- Los fines propios de la relación comercial de construcción, diseño, arquitectura, venta, comercialización y gerencia de proyectos inmobiliarios.
- Para fines promocionales, comerciales, administrativos, de contacto y en general para la presentación de servicios y comercialización de productos.
- Para la correcta validación del estado de riesgo, actualización, consulta y reporte en centrales de información.
- Los servicios de asesoría y cobranza, reporte a las aseguradoras encargadas por La Empresa de realizar los cobros.
- Campañas comerciales y de mercadeo sobre productos y/o servicios afines.
- Medir el nivel de satisfacción respecto a los productos y servicios.
- Realizar investigaciones de mercado.
- Análisis de información tendiente al control y prevención del fraude.
- El envío de mensajes SMS, MMS y WhatsApp relativo al estado de obligaciones.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros (entidades financieras, notarías, abogados, entre otros).
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
- Control de acceso y videovigilancia de las personas que visiten las instalaciones de la Compañía.
- Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.
- Para fines pertinentes a la relación laboral (afiliación y cumplimiento de obligaciones derivadas de la afiliación a EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, entre otros).
- Cumplimiento de requerimientos judiciales, administrativos y legales.
- Contabilización y pago de nómina.
- Reclutar y seleccionar personal que ocupará las vacantes, directamente o a través de terceros.
- Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
- Pago de beneficios extralegales.
- Realización de auditorías y evaluación de competencias a trabajadores y candidatos.
- Consulta en listas restrictivas para el lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Análisis estadísticos.
- Desarrollo de programas de capacitación y formación.
- Compartir los datos personales con entidades bancarias y empresas que ofrezcan beneficios y programas de bienestar a los trabajadores.
- Tratamiento de grabaciones y/o datos biométricos por medio de cámaras de seguridad internas y/o dentro de videoconferencias de carácter laboral.
- Derecho al olvido: será ejecutado hasta el término del vínculo con la empresa y diez (10) años más.
Derechos del Titular
El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el Responsable del Tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo que expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le han dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. www.sic.gov.co
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
Procedimiento para Consultas, Reclamos y Quejas
El Titular, sus causahabientes, representantes y/o apoderados podrán formular consultas respecto al contenido de los Datos Personales que reposan en las Bases de Datos de la Compañía. Para realizar la consulta se requiere:
- Presentar la solicitud por escrito en las oficinas de la empresa o dirigirlas al correo electrónico comercial@torresdesign.co.
- Anexar copia del documento de identidad del Titular. Si la solicitud es realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante, deberá acreditar dicha calidad.
- La solicitud deberá indicar la dirección y datos de contacto del solicitante.
- La respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que la solicitud fue recibida.
- En caso de demora, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos y señalar otra fecha, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o sus representantes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo escrito:
- El reclamo se formulará por correo electrónico dirigido a comercial@torresdesign.co.
- Deberá anexarse la copia del documento de identidad del Titular.
- El reclamo deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al mismo y lo que se pretende (actualización, corrección o supresión de la información).
- Se deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
- Si la documentación resulta incompleta, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
Modificaciones a la Política
La Empresa se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta política, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.torresdesign.co.
Aceptación
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus Datos Personales conforme los términos de esta política, al momento de proporcionar sus datos y aceptación de forma libre, espontánea y expresa de la entrega de los datos personales, en calidad de persona natural y/o jurídica.
Vigencia
Esta política rige a partir del primero de enero del 2021. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política.
El derecho al olvido será ejecutado hasta el término del vínculo con la empresa y diez (10) años más, de acuerdo con la normatividad de recolección y resguardo de la información archivística y/o de conformidad con el criterio de temporalidad y necesidad.
Vía Cartago – Pereira, sentido hacia Pereira, entrada conjunto Reservas del Campestre.
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